П О Л О Ж Е Н И Е об архивном отделе

П О Л О Ж Е Н И Е
об архивном отделе

Муниципального казенного учреждения

«Административно-хозяйственное управление

Балашовского муниципального района»

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел (далее – отдел) является функциональным структурным подразделением Муниципального казенного учреждения «Административно-хозяйственное управление Балашовского муниципального района» (далее – МКУ «АХУ БМР») без статуса юридического лица, реализующим полномочия в сфере управления архивным делом в Балашовском муниципальном районе (далее-муниципальный район).

Отдел создан на основании приказа МКУ «АХУ БМР» от 01.08.2014 №100/1.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в том числе Федеральным Законом № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в РФ» и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ, областными законами и иными нормативными правовыми актами области, Уставом Балашовского муниципального района, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления муниципального района, Уставом Муниципального казенного учреждения «Административно-хозяйственное управление Балашовского муниципального района», нормативными правовыми актами и методическими документами уполномоченного органа исполнительной власти Российской Федерации в области архивного дела, приказами и методическими документами управления по делам архивов Правительства Саратовской области, настоящим Положением.

1.3.Отдел имеет бланк письма с указанием своего наименования, а также печать и штамп со своим наименованием для заверения архивных справок, архивных копий и выписок, выполненных на основе архивных документов, и направления писем в организации – источники комплектования отдела и управление по делам архивов Правительства Саратовской области.

1.4. Отдел возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности приказом руководителя МКУ «АХУ БМР».

1.5.Начальник отдела:
1.5.1. Организует в соответствии с настоящим Положением работу отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач в соответствии с действующим законодательством.

1.5.2.Отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела перед руководителем МКУ «АХУ» БМР и управлением по делам архивов Правительства Саратовской области.

1.5.3. Подписывает по доверенности, выданной учреждением, архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для использования на территории Российской Федерации и за рубежом.

1.5.4.Организует свою работу во взаимодействии с органами местного самоуправления, учреждениями и организациями района.
1.5.5. Выступает представителем МКУ «АХУ БМР» в отношениях с юридическими и физическими лицами по вопросам архивного дела на территории Балашовского муниципального района.
1.5.6. Представляет руководству МКУ «АХУ БМР» предложения о поощрениях и взысканиях, применяемых к работникам отдела.
1.6. Структура и штаты отдела определяются штатным расписанием МКУ «АХУ БМР».

1.7. Положение об отделе утверждается руководителем МКУ «АХУ БМР».

1.8. В период отсутствия начальника отдела (отпуска, временной нетрудоспособности, др.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

1.9. Назначение на должность и освобождение от должности работников отдела осуществляется в соответствие с действующим законодательством.
1.10.МКУ «АХУ БМР» обеспечивает отдел зданиями или помещениями, отвечающими нормативным требованиям хранения архивных документов, а также их содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание, пожарную безопасность и создание необходимых условий труда работников.
1.11. При передаче здания или помещения, в котором находится отдел, другим организациям, руководство МКУ «АХУ БМР» принимает решение о предварительном предоставлении равноценного или более подходящего для размещения архивных документов здания или помещения.
1.12. При смене начальника отдела процедура приема - передачи дел производится специально создаваемой комиссией в составе представителей МКУ «АХУ БМР». Акт приема - передачи утверждается руководителем МКУ «АХУ БМР».

1.13.Реорганизация и ликвидация отдела осуществляется в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.

2. Основными задачи отдела являются:

2.1.Обеспечение сохранности и государственный учет документов, хранящихся в отделе;

2.2.Информационное обеспечение органов государственной власти и местного самоуправления, научных, культурных и других учреждений, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, использование и публикация документов, создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных о документах отдела;

2.3. Комплектование документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.

3. Функции отдела:

3.1. Обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, относящихся к муниципальной собственности, входящих в состав Архивного фонда области, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления и муниципальных организаций;

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, относящихся к федеральной и областной собственности, входящих в состав Архивного фонда области, образовавшихся в деятельности федеральных и областных организаций;

- архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, поступивших на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения;
- документов временного хранения, в том числе по личному составу, на различных видах носителей ликвидированных организаций всех форм собственности (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального района;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, отражающих прошлое и настоящее муниципального района;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности отдела.
3.2. Ведет учет архивных фондов и архивных документов, принятых в отдел, представляет в установленном порядке учетные данные в управление по делам архивов Саратовской области.

3.3. Составляет и представляет на утверждение руководителю МКУ «АХУ БМР» списки юридических и физических лиц - источников комплектования отдела после согласования их с управлением по делам архивов Саратовской области, проводит систематическую работу по их уточнению. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан, осуществляется на основании договора.

3.4.Осуществляет отбор и прием на хранение:
документов Архивного фонда от организаций - источников комплектования отдела, в том числе от организаций федеральной и областной собственности на договорной основе;
документов по личному составу, архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидированных без правопреемников, действовавших на территории муниципального района.

3.5. Готовит проекты нормативных правовых актов по вопросам обеспечения сохранности, учета, комплектования и использования документов; вносит на рассмотрение администрации предложения по развитию архивного дела.

3.6. Готовит предложения о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, Саратовской области, иных муниципальных образований.

3.7. Готовит и реализует предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе, проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения и обеспечению их физической сохранности.

3.8. Взаимодействует с делопроизводственными, архивными и экспертными службами организаций - источников комплектования в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда области, находящихся на временном хранении.

3.9. Рассматривает и согласовывает в соответствии с действующими правилами положения об архивах организаций, экспертных комиссиях, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел организаций - источников комплектования отдела (кроме органов местного самоуправления муниципального района).
3.10. Рассматривает и представляет на ЭПК управления делами Правительства Саратовской области описи дел постоянного хранения и по личному составу организаций - источников комплектования отдела.
3.11. Ведет в установленном порядке учет документов Архивного фонда области, находящихся на временном хранении в организациях - источниках комплектования отдела.

3.12. Оказывает методическую и практическую помощь работникам архивов организаций - источников комплектования по отбору документов в состав Архивного фонда области и подготовке к передаче на постоянное хранение, по упорядочению документов по личному составу, по ведению учета документов архива организаций, по подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела.

3.13. Изучает и обобщает практику работы архивов организаций, распространяет их положительный опыт.

3.14. Разрабатывает и реализует мероприятия по улучшению работы и повышению квалификации работников архивов организаций - источников комплектования отдела; проводит совещания, семинары, консультации по архивному делу.

3.15. Информирует руководителя МКУ «АХУ БМР», управление по делам архивов Правительства Саратовской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях, других нарушениях законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела.
3.16. Информирует органы местного самоуправления, иные организации муниципального района о составе и содержании документов, хранящихся в муниципальном архиве, по актуальной тематике, готовит документальные выставки, материалы для средств массовой информации, встречи с общественностью.
3.17. Исполняет запросы социально-правового характера и иные запросы юридических и физических лиц, выдает архивные справки, заверенные копии и выписки из документов, рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам поиска документов, в том числе по личному составу.

3.18.Организует исполнение запросов социально-правового характера территориальных органов ПФР по Саратовской области и направление ответов в электронном виде в установленные сроки с использованием СКЗИ программного комплекса VipNet с функциями шифрования и ЭЦП.

3.19. Создает и совершенствует научно - справочный аппарат к документам архива.

3.20. Готовит для МКУ «АХУ БМР» предложения о поощрениях работников архивов и делопроизводственных структур организаций, иных физических и юридических лиц, внесших значительный вклад в развитие архивного дела, документационного обеспечения управления, краеведения на территории муниципального района.
3.21. Осуществляет информационное обеспечение органов местного самоуправления, организаций и граждан архивной информацией путем формирования соответствующих информационных ресурсов на сайте администрации Балашовского муниципального района на странице МКУ «АХУ БМР».
3.22. Отдел выполняет в установленном законом порядке договорные работы и платные услуги.

3.23. Готовит перечень платных услуг, согласовывает с руководством МКУ «АХУ БМР», разрабатывает прейскуранты на платные услуги и представляет на утверждение администрации Балашовского муниципального района.

4. Права отдела

Отдел имеет право:

4.1. Запрашивать и получать от организаций – источников комплектования, независимо от их формы собственности, сведения о фондах и документах с целью их государственного учета в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, информацию о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;

4.2.При смене собственника или места хранения документов получать от организаций – источников комплектования архива информацию о месте хранения документов и их новом владельце;

4.3.Иметь представителей отдела в составе экспертных и ликвидационных комиссий организаций – источников комплектования в целях решения вопросов сохранности документов и о месте их дальнейшего хранения;

4.4.В установленном порядке давать учреждениям рекомендации по вопросам обеспечения сохранности документов и организации документов в делопроизводстве, в том числе посещать ведомственные архивы и делопроизводственные подразделения организаций – источников комплектования;

4.5.Информировать руководителей организаций – источников комплектования, а при необходимости управление по делам архивов Правительства Саратовской области, о выявленных недостатках в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;

4.6.Участвовать в работе совещаний, проводимых в организациях – источниках комплектования по вопросам состояния архивного дела и делопроизводства, относящихся к компетенции отдела;

4.7.При необходимости в установленном порядке привлекать квалифицированных специалистов в качестве консультантов, экспертов из других учреждений;

4.8.Принимать документы, относящиеся к частной собственности, в муниципальную собственность на хранение в отдел в случае ликвидации организаций, учреждений, предприятий;

4.9. Принимать участие в совещаниях, семинарах и других мероприятиях по вопросам работы архивов организаций, проводимых администрацией района, ее комитетами, управлениями и отделами.
4.10. Представлять руководителю МКУ «АХУ» БМР предложения о поощрениях и взысканиях, применяемых к работникам отдела.
4.11. Взаимодействовать в своей деятельности с управлением по делам архивов Правительства Саратовской области.

4.12.Оказывать платные услуги на договорной основе.

5.Ответственность.

Сотрудники отдела в пределах своих полномочий несут ответственность:

- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

- за причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

6.Взаимоотношения и связи с другими подразделениями.

Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти Саратовской области, государственными областными архивными учреждениями, органами местного самоуправления, руководителями организаций – источников комплектования отдела и гражданами.

Руководитель МКУ «АХУ БМР» А.М.Носов